Jak obniżyć koszty produkcji w MŚP dzięki automatyzacji?

Spis treści
Dlaczego koszty produkcji w MŚP rosną z roku na rok?
Ile realnie kosztuje brak automatyzacji w hali produkcyjnej?
Jak obniżyć koszty produkcji w MŚP krok po kroku?
Które procesy produkcyjne najbardziej opłaca się zautomatyzować?
Jak integracja ERP i system MES obniżają koszty produkcji?
Ile kosztuje automatyzacja produkcji i kiedy się zwraca?
FAQ
Podsumowanie

Koszty produkcji w MŚP rosną z roku na rok. Automatyzacja jest dziś jednym z niewielu sposobów, żeby to realnie odwrócić. Wynagrodzenia, ceny energii i surowców rosną szybciej niż przychody większości firm produkcyjnych, więc margines, na którym działa Twoja firma, robi się przez to coraz cieńszy. Coraz więcej czasu pochłaniają też obowiązki administracyjne, jak KSeF czy bieżące raportowanie, które nie mają nic wspólnego z samą produkcją.

W tym artykule pokazujemy, jak obniżyć koszty produkcji w MŚP dzięki automatyzacji w praktyce. Nie w formie ogólnych haseł, tylko konkretnych kroków, przykładu z realnego wdrożenia i narzędzia, którym samodzielnie policzysz potencjalne oszczędności. Jeśli zarządzasz małą lub średnią firmą produkcyjną, znajdziesz tu odpowiedź na dwa pytania: od czego zacząć i ile to realnie może kosztować.

Pokażemy Ci też, na czym w praktyce polega automatyzacja produkcji - od prostego raportowania, przez integrację systemów, po pełny system MES. Na końcu znajdziesz link do kalkulatora, dzięki któremu w kilka minut oszacujesz, ile realnie tracisz miesięcznie na ręcznej pracy. Dzięki temu z góry wiesz, czy warto rozmawiać o konkretnym wdrożeniu, zanim zaangażujesz w to czas swojego zespołu.

Dlaczego koszty produkcji w MŚP rosną z roku na rok?

Koszty produkcji w MŚP rosną przede wszystkim przez wynagrodzenia, ceny energii i surowców. Te trzy czynniki od kilku lat rosną szybciej niż przychody większości firm produkcyjnych. Dokłada się do tego coraz więcej obowiązków administracyjnych, które zabierają czas zamiast go oszczędzać.

Według raportu Grant Thornton, wysokie koszty pracy to dziś główna bariera rozwoju dla ponad trzech czwartych firm w Polsce. W praktyce oznacza to, że każda godzina, którą pracownik spędza na ręcznym przepisywaniu danych, kosztuje firmę realne pieniądze. Nie ma znaczenia, czy widać to od razu w miesięcznym bilansie, czy nie.

Na hali produkcyjnej dochodzą do tego koszty, których nie widać w cenniku energii ani na liście płac. Przezbrojenia maszyn trwające dłużej niż to konieczne, przestoje spowodowane brakiem materiału na czas i poprawki po błędach jakościowych - to wszystko obciąża koszt jednostkowy produktu. Załóżmy, że jedno przezbrojenie linii trwa ręcznie 40 minut i powtarza się kilka razy dziennie. Przy stawce 50 zł za roboczogodzinę zespołu to kilkaset złotych dziennie, które znikają jeszcze przed rozpoczęciem właściwej produkcji.

Pojedynczy koszt wygląda niewinnie, ale w produkcji szybko się mnoży. Kilka minut opóźnienia na jednym stanowisku przesuwa harmonogram na kolejnych, a to z kolei wpływa na termin dostawy do klienta. W skali miesiąca drobne, pozornie nieistotne opóźnienia potrafią odpowiadać za spory kawałek marży, którą firma traci bez świadomości, gdzie dokładnie ona znika. W skali całego roku te pozornie niewielkie kwoty potrafią odpowiadać za kilkadziesiąt tysięcy złotych różnicy w wyniku finansowym firmy produkcyjnej. To wystarczy, żeby sfinansować pierwszy etap automatyzacji bez dodatkowego kredytu czy dotacji.

Ten problem widać najwyraźniej tam, gdzie planowanie produkcji wciąż opiera się na arkuszach Excela. Jeśli rozpoznajesz u siebie sygnały, że Twoja firma wyrosła już z Excela, to sygnał ostrzegawczy. Koszty ukryte w ręcznych procesach zaczynają wtedy przewyższać koszt wdrożenia porządnego systemu. Podobny efekt daje odkładanie w czasie redukcji kosztów operacyjnych zamiast wdrożenia konkretnego planu automatyzacji.

Ile realnie kosztuje brak automatyzacji w hali produkcyjnej?

Brak automatyzacji kosztuje firmę produkcyjną najwięcej tam, gdzie nikt tego nie liczy. Mowa o przestojach, poprawkach jakościowych, nadgodzinach i podwójnym wprowadzaniu tych samych danych do różnych systemów. To właśnie te ukryte koszty najbardziej obciążają marżę w małych i średnich zakładach.

Weźmy prosty przykład liczbowy. Jeśli brygadzista spędza godzinę dziennie na ręcznym przepisywaniu raportu zmianowego z papieru do arkusza, a jego stawka to 45 zł za godzinę, koszt samej tej czynności sięga około 900 zł miesięcznie. W firmie pracującej na trzy zmiany to już blisko 2700 zł miesięcznie za przepisywanie danych, które i tak trzeba by zebrać automatycznie.

Duża część tych kosztów to zwykłe koszty personalne, które rosną wraz ze skalą produkcji, nawet jeśli wydajność stoi w miejscu. Warto też sprawdzić, które konkretnie procesy w firmie najbardziej podbijają koszty. Zwykle da się je wskazać już po jednym dniu obserwacji hali produkcyjnej i biura.

Osobną kategorią są koszty braków produkcyjnych i reklamacji, które rzadko trafiają do jednego, wspólnego zestawienia. Jeśli dane o wadliwych partiach leżą w innym systemie niż dane o czasie pracy, trudno zobaczyć pełny obraz tego, ile naprawdę kosztuje dany proces. Automatyzacja zbierania tych danych w jednym miejscu to jeden z najszybszych sposobów, żeby realnie obniżyć koszty produkcji, zanim jeszcze zmienisz cokolwiek na samej linii.

W projektach, które realizujemy w Devesol, dobrze widać to na przykładzie Eco-Instal. To firma zajmująca się montażem instalacji elektrycznych i sanitarnych. Ręczne rozliczanie godzin pracy monterów i zaliczek generowało błędy i opóźnienia w fakturowaniu. Po wdrożeniu automatyzacji firma ograniczyła czas poświęcany na administrację nawet o 80%, co pokazuje, że oszczędności z automatyzacji nie muszą dotyczyć wyłącznie samej linii produkcyjnej.

Jak obniżyć koszty produkcji w MŚP krok po kroku?

Obniżenie kosztów produkcji w MŚP dzięki automatyzacji sprawdza się najlepiej jako uporządkowany proces, a nie jednorazowy zakup systemu. Poniższe kroki stosujemy w Devesol przy wdrożeniach u klientów produkcyjnych.

Kolejność ma tu spore znaczenie. Automatyzacja wdrożona bez wcześniejszej analizy często kończy się kosztownym narzędziem, z którego zespół i tak nie korzysta. Dlatego zaczynamy zawsze od twardych danych, a dopiero potem dobieramy technologię. Widzieliśmy wiele firm, które kupiły drogi system, zanim w ogóle sprawdziły, który proces najbardziej tego potrzebuje.

1. Zmapuj proces produkcyjny i wskaż, gdzie dokładnie znika czas i pieniądze.
2. Policz koszt ręcznej pracy, przestojów i błędów w tym procesie.
3. Wybierz jeden proces pilotażowy o najkrótszym czasie zwrotu.
4. Zastąp arkusze i ręczne raporty jednym źródłem danych - ERP, MES albo integracją między nimi.
5. Zautomatyzuj planowanie produkcji i przepływ zleceń między działami.
6. Wdróż automatyczne raportowanie kosztów i wskaźników produkcyjnych.
7. Przeszkol zespół i monitoruj wyniki przez pierwsze 2-3 miesiące.
8. Policz realne ROI i rozszerz automatyzację na kolejny proces.

Jeśli nie wiesz, od którego procesu zacząć, pomocny będzie przewodnik jak znaleźć procesy do automatyzacji w firmie. Pokazuje on, jak ocenić potencjał oszczędności, zanim zainwestujesz w konkretne narzędzie. Firmy z sektora MŚP mogą też skorzystać z programu PARP „Automatyzacja i robotyzacja w MŚP”, który dofinansowuje transformację w stronę Przemysłu 4.0.

Które procesy produkcyjne najbardziej opłaca się zautomatyzować?

Najbardziej opłaca się automatyzować procesy powtarzalne i czasochłonne. Chodzi przede wszystkim o planowanie produkcji, kontrolę jakości, obsługę zamówień oraz przepływ danych między halą a biurem. To właśnie tam ręczna praca generuje najwięcej błędów i najdłuższe przestoje.

Zanim zdecydujesz, co automatyzować w pierwszej kolejności, warto zidentyfikować wąskie gardła w procesach. To one najbardziej ograniczają przepustowość całej produkcji, nawet jeśli reszta procesu formalnie działa sprawnie.

W praktyce chodzi zwykle o kilka powtarzających się obszarów:

• Ręczne generowanie dokumentacji produkcyjnej, jak WZ czy PZ.
• Papierowe raporty zmianowe, które trzeba później przepisywać do systemu.
• Brak bieżącego podglądu stanów magazynowych w czasie rzeczywistym.
• Zamówienia u dostawców realizowane telefonicznie albo mailowo.

Każdy z tych procesów da się zautomatyzować osobno, bez konieczności wymiany całej infrastruktury IT naraz. To ważne, bo w małej firmie rzadko jest budżet na jedno duże wdrożenie obejmujące wszystko od razu.

Nawet częściowa automatyzacja jednego z tych obszarów potrafi odciążyć zespół o kilka godzin tygodniowo. Przy stawce rzędu 40-50 zł za godzinę to zwykle kilkaset złotych oszczędności miesięcznie na samym raportowaniu, a kolejne kwoty dochodzą wraz z każdym następnym zautomatyzowanym procesem. W praktyce oznacza to, że nie musisz czekać na duży budżet inwestycyjny, żeby zacząć obniżać koszty produkcji - pierwsze efekty widać zwykle już po wdrożeniu jednego, dobrze wybranego usprawnienia.

Jak integracja ERP i system MES obniżają koszty produkcji?

System MES i integracja ERP obniżają koszty produkcji, bo eliminują podwójne wprowadzanie danych. Dają też zespołowi dostęp do tych samych, aktualnych informacji w czasie rzeczywistym. Zamiast czekać na raport z końca dnia, kierownik produkcji widzi opóźnienie czy brak materiału od razu.

Bez integracji dane o zamówieniu trafiają najpierw do systemu sprzedaży, potem ręcznie do planu produkcji, a na końcu do arkusza magazynowego. Przy kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie to godziny pracy, które można odzyskać jednym połączeniem systemów. Efekt bywa jeszcze bardziej widoczny przy sezonowych szczytach zamówień, kiedy ręczne przepisywanie danych zwyczajnie nie nadąża za tempem sprzedaży. Wtedy to właśnie brak integracji, a nie same moce produkcyjne, staje się realnym ograniczeniem wzrostu firmy.

W praktyce oznacza to integrację systemów ERP, CRM, WMS i MES w jeden spójny przepływ danych. Zamiast kilku niepołączonych programów, zespół pracuje na jednym źródle prawdy. Wiele polskich firm produkcyjnych korzysta z Comarch ERP XL, dlatego automatyzacja Comarch ERP XL to często pierwszy, naturalny krok w stronę niższych kosztów operacyjnych.

Efekt takiej integracji widać w danych. Analiza sieci fabryk McKinsey Global Lighthouse Network pokazuje, że wdrożenie rozwiązań Przemysłu 4.0 pozwala ograniczyć przestoje maszyn o 30-50%. Pozwala też zwiększyć przepustowość o 10-30% i podnieść produktywność pracy o 15-30%. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce, możesz przetestować demo systemu MES bez żadnych zobowiązań.

Ile kosztuje automatyzacja produkcji i kiedy się zwraca?

Koszt automatyzacji pojedynczego procesu produkcyjnego to zwykle od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Pełna integracja ERP z MES kosztuje więcej i zależy od liczby stanowisk oraz systemów, które trzeba połączyć. W większości wdrożeń w MŚP inwestycja zwraca się w 3-12 miesięcy.

Na finalną wycenę wpływają zwykle trzy rzeczy: liczba procesów objętych automatyzacją, liczba systemów, które trzeba ze sobą połączyć, oraz to, czy dane wejściowe są już w miarę uporządkowane. Firma, która zaczyna od jednego, dobrze opisanego procesu, płaci mniej i szybciej widzi efekt niż ta, która próbuje zautomatyzować wszystko naraz.

Warto też policzyć koszt braku działania. Jeśli firma zwleka rok z automatyzacją jednego procesu, a proces ten kosztuje 2000 zł miesięcznie w ręcznej pracy, strata sięga 24 000 zł. To więcej, niż wyniosłoby samo wdrożenie. Ta perspektywa zwykle najszybciej przekonuje zarząd do podjęcia decyzji.

Dokładny sposób liczenia tego wskaźnika opisaliśmy w artykule jak policzyć ROI z automatyzacji procesów w firmie. Jeśli chcesz szybko oszacować, ile Twoja firma traci miesięcznie na ręcznej pracy, zrób to za pomocą kalkulatora strat czasu. To najszybszy sposób, żeby zobaczyć realną skalę oszczędności jeszcze przed rozmową o konkretnym wdrożeniu.

FAQ

Podsumowanie

Obniżenie kosztów produkcji w MŚP dzięki automatyzacji nie wymaga jednorazowej, dużej inwestycji w cały system naraz. Wystarczy zacząć od jednego procesu, policzyć realne koszty ręcznej pracy i wybrać rozwiązanie, które faktycznie się zwróci - a nie takie, które tylko dobrze wygląda na papierze. W praktyce liczy się konsekwencja, a nie rozmach pierwszego wdrożenia.

Im szybciej zaczniesz mierzyć te liczby, tym łatwiej podejmiesz decyzję, które procesy zautomatyzować w pierwszej kolejności. Jeśli chcesz sprawdzić, ile realnie może zaoszczędzić Twoja firma, umów się na bezpłatną konsultację: umów bezpłatną konsultację.

O autorze
Kamil Zazula - założyciel i konsultant ds. automatyzacji procesów biznesowych i integracji systemów w Devesol. Od kilku lat pomaga polskim firmom wdrażać automatyzacje i Agentów AI. Opiera się przy tym na doświadczeniu zdobytym wcześniej jako programista aplikacji webowych. Więcej o autorze: devesol.pl/o-nas