Spis treści
Jak znaleźć procesy do automatyzacji?
Jak przeprowadzić audyt procesów krok po kroku?
Które obszary firmy najczęściej kryją procesy warte automatyzacji?
Jak priorytetyzować procesy, gdy do wyboru jest ich kilka?
Jakich błędów unikać przy wyborze procesu do automatyzacji?
FAQ
Podsumowanie
Jak znaleźć procesy do automatyzacji?
Jak znaleźć procesy do automatyzacji? Proces warty automatyzacji to zadanie powtarzalne, oparte na jasnych regułach i wykonywane często, najlepiej codziennie lub kilka razy w tygodniu. Nie wymaga on kreatywnej oceny człowieka. Jego kroki da się opisać w prostym schemacie: jeśli zdarzy się X, system zrobi Y. Im więcej godzin miesięcznie proces pochłania, tym szybciej zwróci się jego automatyzacja.
W praktyce najlepsze kandydatury do automatyzacji mają cztery wspólne cechy. Są powtarzalne, oparte na regułach, częste i podatne na błędy przy ręcznym wykonywaniu. Poniżej znajdziesz je opisane szerzej.
- Powtarzalność – wykonujesz go regularnie, a nie raz na kwartał.
- Jasne reguły – potrafisz opisać go krok po kroku, bez wyjątków wymagających oceny.
- Wysoka częstotliwość – im częściej się powtarza, tym szybszy zwrot z inwestycji.
- Podatność na błędy – ręczne wykonywanie generuje pomyłki, które kosztują czas na poprawki.
Warto też odróżnić automatyzację pojedynczego zadania od szerszej architektury informatycznej firmy, jaką jest zintegrowany system informatyczny (ZSI). Ten pierwszy temat dotyczy konkretnego procesu, na przykład wystawiania faktur. Drugi obejmuje całą firmę naraz, czyli sposób, w jaki wszystkie systemy wymieniają się danymi.
Zanim wybierzesz proces, warto też zrozumieć, czym w ogóle jest automatyzacja procesów biznesowych. Różne rodzaje automatyzacji sprawdzają się przy różnej złożoności zadań. Proste, powtarzalne kopiowanie danych obsłuży prosty robot programowy. Zadania wymagające interpretacji dokumentu czy e-maila wymagają już bardziej zaawansowanego podejścia, opartego na sztucznej inteligencji.
Dobry test na start jest prosty. Zapytaj siebie, czy potrafisz opisać dany proces w pięciu, sześciu krótkich zdaniach, bez słowa „to zależy”. Jeśli tak, masz dobrego kandydata do automatyzacji. Jeśli proces za każdym razem wygląda inaczej, najpierw wymaga uporządkowania, a dopiero potem automatyzacji.
Jak przeprowadzić audyt procesów krok po kroku?
Audyt procesów zaczynasz od spisania wszystkich powtarzalnych czynności w firmie. Potem mierzysz, ile czasu zajmuje każda z nich tygodniowo. Nie potrzebujesz do tego drogich narzędzi. Wystarczy arkusz kalkulacyjny i rozmowa z zespołem, który wykonuje te zadania na co dzień.
Poniższa procedura sprawdza się niezależnie od wielkości firmy i branży.
- Spisz wszystkie powtarzalne czynności w każdym dziale.
- Zapytaj pracowników, ile godzin tygodniowo pochłania każda z nich.
- Oznacz zadania, które opierają się na jasnych regułach, bez potrzeby oceny.
- Sprawdź, jak często pojawiają się błędy przy ręcznym wykonywaniu.
- Policz przybliżony koszt godziny pracy osoby wykonującej dany proces.
Każdy z tych kroków warto wykonać w konkretnym dziale osobno. Inaczej wygląda praca w sprzedaży, a inaczej w księgowości czy obsłudze klienta. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której jeden głośny problem przesłania kilka mniejszych, ale równie kosztownych zadań.
Audyt procesów najlepiej przeprowadzić razem z zespołem, a nie tylko na podstawie własnych domysłów właściciela firmy. Pracownicy często widzą wąskie gardła, których zarząd w ogóle nie zauważa. Wynika to z faktu, że to oni wykonują dane zadanie codziennie, a nie raz na miesiąc podczas przeglądu wyników.
Dlaczego warto mapować procesy? – Jak znaleźć procesy do automatyzacji w firmie
Zanim przejdziesz do wyboru narzędzia, warto też dokładnie zmapować wybrany proces, a dopiero potem go optymalizować i automatyzować. Automatyzowanie procesu, który jest niejasny lub chaotyczny, tylko przyspiesza pojawianie się błędów. Dlatego kolejność ma znaczenie: najpierw porządek, potem automatyzacja.
Skala potrzeby automatyzacji w Polsce rośnie z roku na rok. Z raportu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości wynika, że automatyzacja stała się dziś warunkiem przetrwania na rynku. To już nie tylko dodatkowa przewaga konkurencyjna, ale coraz częściej codzienna konieczność. Dlatego audyt procesów nie jest formalnością, tylko realnym punktem wyjścia do decyzji biznesowych.
Przykładowy arkusz audytu może wyglądać bardzo prosto. W jednej kolumnie wpisujesz nazwę procesu, w drugiej liczbę godzin tygodniowo, w trzeciej częstotliwość błędów. Po tygodniu takiej obserwacji zwykle widać wyraźnie, które zadania zajmują najwięcej czasu całego zespołu, a nie tylko jednej osoby.
Które obszary firmy najczęściej kryją procesy warte automatyzacji?
Najwięcej potencjału zwykle znajdziesz w księgowości i fakturowaniu, obsłudze leadów oraz integracji systemów, które dziś nie wymieniają się danymi automatycznie. To obszary, w których pojedyncza automatyzacja potrafi zaoszczędzić kilkanaście godzin miesięcznie.
Obszar finansowy to często pierwszy kandydat. Automatyzacja procesów finansowych w firmie bywa dziś wręcz koniecznością, a nie opcją. Wystawianie faktur, pilnowanie terminów płatności i generowanie raportów to zadania w pełni oparte na regułach. Każde z nich powtarza się co miesiąc, a czasem nawet codziennie.
Drugim obszarem jest sprzedaż i obsługa klienta, gdzie kluczową rolę odgrywa dobrze dobrany system CRM. Zanim zaczniesz automatyzować follow-upy czy przypomnienia, warto wiedzieć, jak wybrać CRM dla swojej firmy. Złe narzędzie utrudni każdą kolejną automatyzację, ponieważ nie da się na nim oprzeć solidnych reguł.
Trzecim obszarem jest integracja aplikacji firmowych, czyli sytuacje, w których dane trzeba ręcznie przepisywać z jednego systemu do drugiego. To zwykle najbardziej frustrujący obszar dla zespołu, ponieważ jedna pomyłka w przepisywaniu potrafi zepsuć cały proces sprzedażowy. Według prognoz Gartnera hiperautomatyzacja pozostaje priorytetem dla zdecydowanej większości dużych organizacji. Zainteresowanie tym podejściem rośnie od czasu upowszechnienia generatywnej AI.
Czwartym obszarem, o którym często zapomina się na starcie, jest obsługa dokumentów i zgłoszeń klientów. Przypomnienia o statusie sprawy, generowanie umów czy odpowiadanie na najczęstsze pytania to zadania, które da się zautomatyzować stosunkowo szybko. Ryzyko wdrożenia jest tu zwykle niższe niż przy integracji kilku systemów naraz.
Warto zwrócić uwagę, że te cztery obszary rzadko są rozłączne. Proces sprzedażowy często kończy się fakturą, a faktura trafia do klienta razem z dokumentem umowy. Dlatego identyfikując pojedynczy proces, dobrze jest od razu sprawdzić, gdzie kończą się jego granice, a zaczyna kolejny etap.
Jak priorytetyzować procesy, gdy do wyboru jest ich kilka? – Jak znaleźć procesy do automatyzacji?
Najlepiej ocenić każdy proces według dwóch osi: ile czasu oszczędzi automatyzacja i ile wysiłku wymaga jej wdrożenie. Wybierasz proces, który daje najszybszy efekt przy najniższym ryzyku. Nie musi to być ten, który wygląda najbardziej efektownie.
W praktyce oznacza to, że zaczynasz od 1 do 2 procesów, zamiast automatyzować całą firmę naraz. Prosta macierz na kartce papieru wystarczy, żeby to uporządkować. Z jednej strony zapisujesz szacowaną oszczędność czasu, z drugiej przybliżoną trudność wdrożenia.
Procesy, które dają dużą oszczędność przy niskiej trudności wdrożenia, zawsze idą na pierwszy plan. Te, które wymagają dużego nakładu pracy przy niewielkiej oszczędności, zostaw na sam koniec listy albo pomiń je całkowicie. Taka prosta reguła oszczędza wiele tygodni błędnych decyzji.
Dobrze pokazuje to jeden z projektów zrealizowanych dla klientki prowadzącej firmę usługową. Wcześniej faktury trzeba było ręcznie przypisywać do transakcji w CRM. Status płatności aktualizowano osobno w kilku miejscach naraz. Po integracji CRM Pipedrive z Fakturownią i Asaną cały proces zaczął działać automatycznie. Zespół zyskał natychmiastowy dostęp do aktualnych danych podczas spotkań z klientami, bez potrzeby przeszukiwania kilku systemów naraz. Więcej podobnych przykładów wdrożeń znajdziesz w naszych case studies.
Jeśli masz kilka systemów, które nie wymieniają się danymi, dobrym punktem startu bywa integracja aplikacji firmowych. Eliminuje ona ręczne przepisywanie informacji między systemami, co samo w sobie bywa jednym z najbardziej czasochłonnych zadań w firmie. Dopiero gdy pierwszy proces działa stabilnie, warto przejść do pełnego wdrożenia automatyzacji procesów krok po kroku w kolejnych obszarach firmy.
Według McKinsey organizacje, które odnoszą sukces we wdrażaniu automatyzacji, niemal pięciokrotnie częściej rozszerzają ją na całą firmę. Dotyczy to firm, które nie traktują automatyzacji jako pojedynczego, izolowanego projektu. Priorytetyzacja od samego początku ułatwia to skalowanie, ponieważ zespół uczy się na małym, bezpiecznym przykładzie, zanim przejdzie do większych wdrożeń.
Jakich błędów unikać przy wyborze procesu do automatyzacji?
Najczęstszym błędem jest automatyzowanie procesu, który sam w sobie jest chaotyczny i nieuporządkowany. W efekcie firma szybciej generuje te same błędy, zamiast je eliminować. Automatyzacja przyspiesza to, co już się dzieje, niezależnie od tego, czy jest to dobra, czy zła praktyka.
Drugim częstym błędem jest wybór procesu na podstawie mody, a nie realnych danych o czasie i kosztach. Automatyzacja powtarzalnych zadań w firmie najczęściej zawodzi właśnie wtedy, gdy narzędzie kupiono zbyt wcześnie. Nikt wcześniej nie zmierzył, ile czasu proces faktycznie zajmuje, więc trudno ocenić, czy inwestycja w ogóle się zwróciła.
Trzecim błędem jest brak właściciela procesu po stronie firmy, czyli osoby odpowiedzialnej za monitorowanie efektów po wdrożeniu. Bez takiej osoby automatyzacja bywa uruchomiona i zapomniana, nawet jeśli z czasem przestaje działać poprawnie. Warto też sprawdzić dostępne narzędzia do automatyzacji procesów, zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie. Różne platformy sprawdzają się przy różnej skali działania i różnym budżecie firmy.
Ostatni błąd to pominięcie testów i scenariuszy wyjątków. Proces, który działa idealnie w teorii, często zawodzi przy pierwszym nietypowym przypadku. Dzieje się tak, jeśli nikt wcześniej go nie przetestował na realnych, a nie wyidealizowanych danych.
Po wdrożeniu warto jeszcze przez kilka tygodni obserwować, czy automatyzacja rzeczywiście robi to, co zakładałeś na starcie. Proste wskaźniki, takie jak liczba błędów czy czas realizacji zadania, szybko pokażą, czy wybrałeś właściwy proces. Jeśli wyniki nie są takie, jak zakładałeś, zawsze możesz wrócić do audytu i wybrać inny kandydat na kolejną automatyzację.
FAQ – Jak znaleźć procesy do automatyzacji?
Nie każdy. Procesy, które wymagają kreatywnej oceny, negocjacji albo indywidualnego podejścia do klienta, zwykle sprawdzają się gorzej. Najlepiej automatyzować zadania powtarzalne i oparte na jasnych regułach.
Najlepiej zacząć od jednego lub dwóch procesów, które pochłaniają najwięcej czasu. Dzięki temu szybciej zobaczysz realny efekt i unikniesz chaosu wdrożeniowego.
Tak, nawet mała firma ma powtarzalne zadania, które warto zautomatyzować. W małych zespołach każda zaoszczędzona godzina ma proporcjonalnie większe znaczenie.
Podsumowanie – Zacznij od jednego, dobrze wybranego procesu
Znalezienie właściwego procesu do automatyzacji to pierwszy i najważniejszy krok w całej tej podróży. Najważniejsze jest, żeby opierać wybór na realnych danych o czasie i błędach. Intuicja i moda na konkretne narzędzie to zły punkt wyjścia. Dobrze wybrany proces zwraca się szybko i buduje zaufanie zespołu do dalszych automatyzacji.
Jeśli chcesz sprawdzić, które procesy w Twojej firmie dają największy potencjał oszczędności, chętnie to z Tobą przeanalizujemy. Umów bezpłatną konsultację i zrób pierwszy, realny krok w stronę automatyzacji.
O autorze
Kamil Zazula – założyciel i konsultant ds. automatyzacji procesów biznesowych i integracji systemów w Devesol. Od kilku lat pomaga polskim firmom wdrażać automatyzacje i Agentów AI, opierając się na doświadczeniu zdobytym wcześniej jako programista aplikacji webowych. Więcej o autorze: devesol.pl/o-nas
