Case Study: Tworzenie dedykowanych systemów
Kiedy 6 działów rozmawia
przez maile i telefon,
każdy błąd kosztuje dwa razy.
Firma produkcyjna z branży reklamy wielkoformatowej borykała się z chaosem komunikacyjnym między działami. Zbudowaliśmy centralny system zarządzania przepływem zamówień — od przyjęcia zlecenia po wysyłkę.
w jednym systemie
widokami i uprawnieniami
widoczność przepływu
Odzież reklamowa, tekstylia
WAPRO przechowywał zamówienia. PrestaShop przyjmował zlecenia online. Ale pliki graficzne, statusy realizacji i komunikacja między działami — tego nie było nigdzie.
Handlowiec przyjmował zlecenie i wysyłał pliki mailem do grafika. Grafik sprawdzał materiały i kontaktował się z drukarzem telefonicznie. Drukarz kończył pracę i nic nikomu nie mówił. Krojczy szukał pliku na własną rękę. Szwaczka nie wiedziała, co jest gotowe do obszycia. Magazynier wysyłał bez weryfikacji kompletności.
Każde zamówienie było czarną skrzynką. Błędy wynikały nie ze złej woli, ale z braku właściwej informacji we właściwym miejscu we właściwym czasie.
6 problemów.
Jedno źródło.
Podczas wizyty audytowej przeprowadziliśmy rozmowy ze wszystkimi działami — od handlowców po magazynierów. Za każdym problemem stał ten sam brak: jedno miejsce, w którym zamówienie żyje razem z plikami, statusem i historią.
Zamówienia w WAPRO i PrestaShop — bez powiązanych plików, bez historii zmian, bez statusu na każdym etapie. Każdy dział ma swój „system”.
Graficy nie mają formalnego procesu weryfikacji. Wydruk ruszał przed sprawdzeniem pliku. Błąd wychodził na etapie drukarni — za późno na tanie naprawienie.
Krojczowie nie mają dostępu do pliku referencyjnego przy maszynie. Cięli z pamięci lub z wydruku niskiej jakości. Błąd wymiaru = wyrzucony materiał.
Brak procedury weryfikacji kompletności przed wysyłką. Magazynier pakował bez potwierdzenia każdej pozycji. Skutek: reklamacje i zwroty.
Nikt nie wiedział ile materiału zużyto na dane zlecenie. Stany magazynowe niejasne. Brak danych do planowania zakupów i kalkulacji kosztów realizacji.
Po przekazaniu materiałów do obszycia ślad po zleceniu ginął. Nikt nie wiedział co jest gotowe do wysyłki, a co czeka w kolejce na obszycie.
Audyt. Analiza.
Wdrożenie.
Nie zaczynamy od pisania kodu. Najpierw rozumiemy jak firma naprawdę działa — nie jak powinna według schematu, ale jak działają konkretni ludzie na konkretnych stanowiskach każdego dnia.
Wizyta na miejscu. Rozmowy z każdym działem — od handlowca po magazyniera. Obserwujemy jak naprawdę wygląda przepływ zamówienia, gdzie się zatrzymuje i dlaczego.
- Wywiady z pracownikami wszystkich 6 działów
- Mapowanie rzeczywistego przepływu informacji
- Identyfikacja punktów krytycznych i strat
- Analiza istniejących systemów (WAPRO, PrestaShop)
Raport z audytu z konkretnymi problemami. Projekt architektury nowego systemu — przepływ informacji, role, statusy, integracje z istniejącymi narzędziami.
- Dokumentacja zidentyfikowanych problemów
- Projekt przepływu zamówienia przez 6 etapów
- Specyfikacja 7 ról i ich uprawnień
- Prezentacja raportu audytowego dla zarządu
Dedykowana aplikacja webowa. Każdy dział widzi tylko to, co go dotyczy. System nadrzędny wobec WAPRO i PrestaShop — spina je razem i dodaje warstwę kontroli.
- Aplikacja z 7 rolami i dedykowanymi widokami
- 6 modułów produkcyjnych + KPI + archiwum
- Integracje z WAPRO i PrestaShop
- 14 statusów z pełną historią każdej zmiany
Jeden system.
Sześć działów.
Aplikacja webowa stała się warstwą zarządzającą nad całym procesem. Każde zamówienie ma jeden ID, jeden zestaw plików i jeden status — widoczny dla wszystkich w czasie rzeczywistym.
Handlowiec potwierdza kompletność danych zanim system pozwoli przekazać zlecenie do grafika. Wymuszony checkpoint — nie można go pominąć.
Grafik zatwierdza materiały lub wysyła zapytanie korektowe do klienta. Status „oczekuje na korektę” automatycznie blokuje dalszą realizację.
Drukarz odznacza każdą pozycję zlecenia. Postęp widoczny na liście (2/5). Status zmienia się automatycznie po zamknięciu wszystkich pozycji.
Krojczy wpisuje numer zlecenia i widzi plik graficzny w dużej skali — bezpośrednio na stanowisku, bez szukania w mailach i folderach.
Szwalnia widzi wyłącznie zlecenia przekazane z drukarni i wymagające obszycia. Po zakończeniu — jedno kliknięcie przekazuje zlecenie do wysyłki.
Magazynier potwierdza każdą pozycję ze zdjęciem produktu i numerem katalogowym. Finalne zamknięcie przez skan kodu kreskowego — zabezpieczenie przed pomyłką.
Admin widzi wszystkie zlecenia w czasie rzeczywistym. Wykresy wydajności etapów. Pełna historia każdego zamówienia — kto, kiedy, co zmienił.
System synchronizuje zamówienia z WAPRO i PrestaShop. Nie zastępuje istniejących narzędzi — daje im wspólną warstwę zarządzania i pełną widoczność.
Przed i po.
Każdy z 6 zidentyfikowanych problemów otrzymał bezpośrednie rozwiązanie w systemie. Nie obejście — eliminację źródła problemu przez właściwy przepływ informacji.
| Obszar | Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Status zamówień | Ręczne dopytywanie między działami. Nikt nie wie co jest na jakim etapie bez telefonu lub maila. | Status widoczny w czasie rzeczywistym 14 statusów. Każdy pracownik widzi aktualny stan swojego obszaru bez potrzeby pytania kogokolwiek. |
| Wydruki | Druk ruszał na podstawie niekompletnych materiałów. Błąd wychodził na linii produkcyjnej — kosztowny do naprawienia. | Walidacja przed przekazaniem Grafik formalnie weryfikuje i zatwierdza materiały. Dopiero po zatwierdzeniu drukarz widzi zlecenie w swojej kolejce. |
| Krojenie | Krojczowie cięli bez dostępu do pliku referencyjnego. Wymiary z pamięci lub z wydruku niskiej jakości. | Plik na stanowisku, w pełnej skali Wyszukanie zlecenia po numerze daje natychmiastowy podgląd pliku graficznego bezpośrednio przy maszynie. |
| Pakowanie | Brak procedury weryfikacji kompletności. Reklamacje i zwroty z powodu brakujących lub zamienionych pozycji. | Każda pozycja potwierdzona Magazynier potwierdza każdą pozycję ze zdjęciem i numerem katalogowym. Finalne zamknięcie przez skan kodu kreskowego. |
| Szwalnia | Brak widoczności co trafiło do szwalni, co jest obszycizone, co czeka. Kolejność realizacji to zgadywanie. | Przejrzysta kolejka i postęp Szwalnia widzi wyłącznie swoje zlecenia. Postęp pozycja po pozycji. Gotowe zlecenie trafia do wysyłki jednym kliknięciem. |
| Dane i kontrola | Żadnych danych historycznych. Niemożliwe planowanie ani wykrycie wąskich gardeł w procesie. | Historia + KPI dashboard Każda zmiana statusu zalogowana z datą i autorem. Admin widzi czas realizacji, liczbę błędów i wydajność każdego etapu. |
Twoja firma zmaga się
z podobnym problemem?
Chaos komunikacyjny w produkcji, magazynie lub handlu nie znika sam. Zaczniemy od audytu — jednej rozmowy, w której zrozumiemy jak naprawdę działa Twoja firma.
Umów bezpłatną konsultację →