Ile razy zdarzyło Ci się zapisać spotkanie w kalendarzu, a potem… zapomnieć dodać je do listy zadań? Albo odwrotnie – wpisać coś w Asanie, ale nie zsynchronizować z kalendarzem i przez to nie pojawić się na spotkaniu? Takie sytuacje są bardzo częste, zwłaszcza gdy korzystamy z kilku różnych narzędzi jednocześnie. Codzienne ręczne przenoszenie informacji z jednego systemu do drugiego nie tylko zabiera czas, ale też zwiększa ryzyko pomyłek – a to z kolei odbija się na organizacji pracy i efektywności całego zespołu.

Jak działa automatyzacja przez Zapier?

Wyobraź sobie, że między Twoim kalendarzem a systemem zadań stoi niewidzialny asystent, który łączy te dwa narzędzia i robi wszystko za Ciebie. Tym właśnie zajmuje się Zapier – to narzędzie online, które pozwala na zautomatyzowanie prostych, powtarzalnych czynności bez potrzeby programowania. W naszym przypadku chodzi o to, że każde nowe wydarzenie, które dodajesz w Google Calendar, może automatycznie stać się zadaniem w Asanie – czyli Twoim systemie do zarządzania projektami i zadaniami.

Działa to bardzo prosto: wystarczy raz ustawić regułę (czyli tzw. „Zapa”) – i od tej pory każde spotkanie zapisane w kalendarzu zostanie zamienione na zadanie, które może zawierać tytuł, datę, godzinę, opis, a nawet osobę odpowiedzialną. Co ważne – wszystko dzieje się w tle, bez potrzeby klikania, kopiowania czy pamiętania o tym.

Dla kogo to rozwiązanie będzie szczególnie pomocne?

To rozwiązanie jest idealne dla osób, które codziennie pracują z różnymi narzędziami i chcą, żeby ich praca była lepiej zorganizowana – bez dodatkowego wysiłku. Jeśli jesteś właścicielem firmy, dyrektorem operacyjnym, project managerem albo freelancerem, który działa na wielu frontach – ta automatyzacja pomoże Ci uporządkować zadania i odzyskać cenny czas.

Przykład? Jeśli planujesz spotkania w Google Calendar, ale zarządzasz zadaniami zespołu w Asanie – automatyzacja sprawi, że nie musisz już dwa razy wpisywać tej samej informacji. Dzięki temu zespół wie, co ma robić, Ty nie zapominasz o żadnym terminie, a wszystko działa jak dobrze naoliwiony mechanizm.

Co konkretnie zyskujesz dzięki tej automatyzacji?

Przede wszystkim – czas. Każde ręcznie wpisane zadanie, które mogłoby dodać się samo, to kilka minut mniej dla Ciebie lub Twojego zespołu. Dzięki automatycznemu połączeniu Google Calendar z Asaną nie musisz już pamiętać o przepisywaniu spotkań – system robi to za Ciebie.

Zyskujesz też lepszą organizację pracy – bo wszystkie wydarzenia z kalendarza trafiają do Asany jako konkretne zadania, które możesz przypisać do członków zespołu, ustawić im priorytety czy dodać terminy wykonania.

To rozwiązanie pomaga również unikać błędów – nie trzeba się martwić, że ktoś zapomni o spotkaniu albo zadaniu, bo wszystko jest zsynchronizowane. A kiedy zadania są jasne i dostępne dla wszystkich w jednym miejscu, cały zespół działa sprawniej i efektywniej.

Jak to wygląda w praktyce? Przykład z życia firmy

Dla jednej z firm, z którą współpracowaliśmy – trenerów i mówców prowadzących własną działalność – największym wyzwaniem było ogarnięcie wszystkich terminów i działań w kilku narzędziach. Spotkania zapisywali w Google Calendar, ale zadania związane z przygotowaniem wydarzeń mieli rozpisane w Asanie. Problem? Brak synchronizacji i wieczny bałagan – a do tego czas tracony na ciągłe ręczne wpisywanie tych samych informacji w dwóch miejscach.

Wdrożyliśmy prostą automatyzację w Zapierze: każde nowe wydarzenie dodane do kalendarza automatycznie zamieniało się w zadanie w Asanie. Efekt? Wszystko trafiało od razu do systemu zadań, przypisane do odpowiednich osób, z terminem i szczegółami.

Rezultat? Oszczędność kilku godzin miesięcznie, mniej pomyłek i więcej spokoju. Zespół mógł skupić się na pracy z klientami, a nie na pilnowaniu, czy zadania i spotkania są zsynchronizowane.

Zarezerwuj bezpłatną konsultację już teraz i dowiedz się, jak automatyzacja może zwiększyć efektywność Twojej firmy.

Podczas bezpłatnej konsultacji zbadamy:

Które procesy można usprawnić dzięki automatyzacji,

Jakie narzędzia będą najlepsze dla Twojego biznesu,

Jakie są możliwości integracji z obecnymi systemami.

Twój czas to Twoje życie, więc go nie trać!
Automatyzuj, oszczędzaj i zarabiaj!