Wprowadzenie
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych, to pytanie, które pojawia się zazwyczaj wtedy, gdy firma rośnie, a jednocześnie gdy ręczne działania przestają wystarczać.
Dlatego właśnie właściciele firm zaczynają szukać rozwiązań, które porządkują pracę, a nie tylko ją przyspieszają.
Ponieważ im więcej klientów, tym więcej zadań, dlatego bardzo szybko pojawia się chaos.
Jednocześnie rośnie liczba decyzji, a więc także liczba błędów.
W efekcie firma działa, ale działa coraz ciężej.
Dlatego automatyzacja nie jest dodatkiem.
Zatem automatyzacja staje się fundamentem.
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych? – definicja
Automatyzacja procesów biznesowych to sposób organizacji pracy, w którym powtarzalne działania są wykonywane według ustalonych reguł.
Czyli zamiast polegać na pamięci ludzi, firma polega na procesach.
Jednak automatyzacja nie polega na zastąpieniu ludzi systemem, lecz na tym, aby system wspierał ludzi.
Dlatego najpierw porządkuje się proces, a dopiero potem go automatyzuje.
Ponadto automatyzacja dotyczy nie tylko IT.
Natomiast dotyczy sprzedaży, marketingu, administracji, obsługi klienta oraz zarządzania.
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych – logika działania
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych? – Najpierw proces, potem technologia
Najpierw identyfikuje się proces.
Następnie opisuje się go dokładnie.
Dopiero potem wybiera się narzędzie.
Ponieważ automatyzacja zawsze odzwierciedla rzeczywistość, dlatego chaos zostanie tylko szybciej powielony, jeśli proces nie zostanie uporządkowany.
Zatem kluczowe pytanie brzmi:
czy proces jest jasny, powtarzalny i przewidywalny?
Następnie: opis krok po kroku
Proces jest dzielony na etapy.
Czyli wiadomo:
- co go uruchamia
- co dzieje się dalej
- kto podejmuje decyzję
- co dzieje się w przypadku wyjątku
Jednocześnie eliminowane są zbędne działania.
Dlatego automatyzacja bardzo często upraszcza firmę jeszcze przed wdrożeniem systemu.
Potem: reguły i warunki
Każdy proces automatyczny działa według reguł.
A więc:
- jeśli wydarzy się A, to wykonaj B
- natomiast jeśli wydarzy się C, to przejdź do D
Ponieważ system nie domyśla się intencji, dlatego wszystko musi być nazwane jasno.
W efekcie firma zyskuje przewidywalność.
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych? – jakie procesy?
Przede wszystkim procesy powtarzalne.
Ponadto procesy, które wymagają ręcznego przenoszenia danych.
Dodatkowo procesy, które angażują wiele osób.
Natomiast nie zaczyna się od procesów losowych, ponieważ one nie nadają się do automatyzacji.
Dlatego w praktyce najczęściej automatyzuje się:
- obieg informacji
- przekazywanie zadań
- statusy
- decyzje warunkowe
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych?- Instrukcja krok po kroku
Krok 1: wybór jednego procesu
Najpierw wybiera się jeden proces, a nie całą firmę.
Ponieważ zbyt szeroki zakres powoduje chaos.
Zatem wybór powinien paść na proces, który:
- często się powtarza
- zabiera czas
- powoduje frustrację
Krok 2: opis stanu obecnego
Następnie proces jest opisywany dokładnie tak, jak działa dziś.
Czyli bez upiększania.
Jednocześnie bez skrótów myślowych.
Ponieważ automatyzacja nie poprawi procesu, którego się nie rozumie.
Krok 3: uproszczenie
Potem usuwa się zbędne kroki.
Natomiast zostawia się tylko to, co ma sens biznesowy.
W efekcie proces staje się krótszy.
A więc łatwiejszy do automatyzacji.
Krok 4: zaprojektowanie automatyzacji
Następnie określa się:
- co uruchamia proces
- jakie są warunki
- jakie akcje wykonuje system
Ponieważ wszystko działa według reguł, dlatego proces jest stabilny.
Krok 5: testowanie
Na końcu proces jest testowany.
Jednak nie raz, lecz wielokrotnie.
Ponieważ testy ujawniają wyjątki.
A więc pozwalają dopracować logikę.
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych w codziennej pracy
W praktyce system:
- sam przekazuje informacje
- sam pilnuje kolejności
- sam wysyła powiadomienia
Natomiast człowiek:
- podejmuje decyzje
- reaguje na wyjątki
- rozwija firmę
Dlatego automatyzacja nie odbiera kontroli, lecz ją porządkuje.
FAQ – Jak działa automatyzacja procesów biznesowych?
1. Czy automatyzacja ograniczy elastyczność?
Nie.
Ponieważ procesy można zmieniać.
Zatem firma nadal reaguje na rynek.
2. Czy automatyzacja oznacza zwolnienia?
Nie.
Ponieważ celem jest odciążenie ludzi.
A więc lepsze wykorzystanie ich czasu.
3. Czy mała firma też może automatyzować?
Tak.
Ponieważ automatyzacja nie zależy od wielkości.
Zależy od powtarzalności.
Podsumowanie – dlaczego automatyzacja ma dziś realne znaczenie dla Twojej firmy?
Jak działa automatyzacja procesów biznesowych, to nie jest już pytanie techniczne, lecz biznesowe.
Ponieważ jeśli firma rośnie, a jednocześnie procesy pozostają ręczne, to prędzej czy później pojawia się chaos.
Dlatego automatyzacja nie jest luksusem, lecz narzędziem porządkowania firmy.
Co istotne, automatyzacja procesów nie zaczyna się od systemów, lecz od zrozumienia, jak naprawdę działa Twoja firma.
A ponieważ każdy biznes ma inne procesy, inne ograniczenia i inne cele, dlatego skuteczna automatyzacja zawsze jest dopasowana indywidualnie.
Właśnie dlatego właściciele firm, którzy decydują się na automatyzację, najczęściej szukają nie narzędzia, lecz partnera, który:
- potrafi przeanalizować procesy,
- potrafi je uprościć,
- a następnie potrafi je skutecznie zautomatyzować.
Jeżeli masz wrażenie, że:
- zbyt wiele rzeczy w firmie zależy od ręcznych działań,
- informacje krążą chaotycznie,
- a decyzje wymagają ciągłego pilnowania,
to bardzo możliwe, że Twoje procesy nadają się do automatyzacji już teraz.
Dlatego zamiast zastanawiać się, czy automatyzacja ma sens, warto sprawdzić, które procesy w Twojej firmie można uprościć, uporządkować i odciążyć.
A ponieważ dobrze zaprojektowana automatyzacja zaczyna się od rozmowy, dlatego kontakt jest pierwszym i najważniejszym krokiem.
Jeżeli chcesz:
- odzyskać kontrolę nad procesami,
- zmniejszyć liczbę ręcznych zadań,
- a jednocześnie przygotować firmę na dalszy rozwój,
to automatyzacja procesów biznesowych jest właściwym kierunkiem.
A jeśli potrzebujesz kogoś, kto zaprojektuje i wdroży te procesy za Ciebie, to właśnie tym się zajmuję.
