Wstęp
Iwona Kowalczyk, certyfikowana terapeutka i Mentor wolności, potrzebowała skutecznego narzędzia do automatycznego umawiania płatnych konsultacji online. Jej działalność opiera się na pracy indywidualnej z klientami, a dotychczasowy proces rezerwacji był czasochłonny i nieefektywny, wymagając ręcznego zarządzania terminami oraz płatnościami.
Aby usprawnić ten proces, wdrożyliśmy kalendarz Calendly na stronie internetowej Iwony, który został zintegrowany z platformą Stripe, umożliwiając automatyczne rezerwacje i płatności.
Problemy przed wdrożeniem
Ręczne umawianie spotkań – wymagało korespondencji e-mailowej lub rozmów telefonicznych, co zajmowało dużo czasu.- Brak automatycznych płatności – konieczność ręcznego sprawdzania i potwierdzania wpłat.
- Ryzyko błędów w harmonogramie – ręczna organizacja terminów mogła prowadzić do pomyłek i podwójnych rezerwacji.
- Utrudniona skalowalność – większa liczba klientów oznaczała więcej czasu poświęcanego na zarządzanie kalendarzem.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy zautomatyzowany system rezerwacji i płatności, który:
Umożliwia klientom wybór dogodnych terminów – kalendarz Calendly automatycznie dopasowuje dostępność do harmonogramu Iwony.- Obsługuje płatności w momencie rezerwacji – integracja ze Stripe pozwala na natychmiastowe pobranie opłaty za konsultację.
- Automatycznie wysyła potwierdzenia i przypomnienia – eliminacja potrzeby ręcznego kontaktowania się z klientami.
- Synchronizuje terminy – automatyczna aktualizacja rezerwacji w kalendarzu, zapobiegająca podwójnym spotkaniom.
Jak to działa?
Klient odwiedza stronę internetową – na której znajduje się formularz rezerwacji w Calendly.- Wybór terminu i płatność – klient wybiera dogodny termin i dokonuje płatności za pomocą Stripe.
- Automatyczne potwierdzenie – klient i Iwona otrzymują wiadomości e-mail z potwierdzeniem rezerwacji.
- Przypomnienie o spotkaniu – system automatycznie wysyła powiadomienie do klienta przed sesją.
Efekty wdrożenia
Usprawnienie procesu rezerwacji – klienci mogą umawiać spotkania bez konieczności kontaktu e-mailowego lub telefonicznego.- Automatyzacja płatności – Stripe zapewnia bezpieczne i natychmiastowe transakcje, eliminując potrzebę ręcznego zarządzania wpłatami.
- Oszczędność czasu – Iwona może skupić się na swojej pracy terapeutycznej i mentoringu zamiast na administracji.
- Poprawa doświadczenia klienta – łatwy i wygodny proces rezerwacji zwiększa satysfakcję klientów.
- Lepsza organizacja – automatyczna synchronizacja terminów minimalizuje ryzyko pomyłek.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu Calendly i Stripe, Iwona Kowalczyk znacząco usprawniła proces rezerwacji konsultacji i obsługę płatności, eliminując ręczne zarządzanie terminami i wpłatami.