Wstęp
Firma zajmująca się serwisem urządzeń elektronicznych stanęła przed wyzwaniem ręcznego przetwarzania danych zamówień z Allegro. Pracownicy każdorazowo musieli ręcznie przepisywać informacje z e-maili potwierdzających zamówienia do systemu Airtable, co było czasochłonne i podatne na błędy.
Aby usprawnić ten proces, wdrożyliśmy system automatycznego sczytywania danych z wiadomości e-mail i zapisywania ich w Airtable. Rozwiązanie to zredukowało czas pracy, wyeliminowało błędy ludzkie i usprawniło operacje logistyczne.
Problemy przed wdrożeniem
Ręczne przepisywanie danych z e-maili Allegro było czasochłonne i angażowało pracowników w powtarzalne zadania.- Wysokie ryzyko błędów – ręczne przepisywanie kwot zakupu i linków mogło prowadzić do pomyłek.
- Brak integracji z Airtable – dane nie były automatycznie zapisywane w bazie, co spowalniało zarządzanie zamówieniami.
- Ograniczona skalowalność – firma nie mogła zwiększyć liczby zamówień bez zwiększenia nakładu pracy.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy zautomatyzowany system sczytywania danych z wiadomości e-mail Allegro i zapisywania ich w Airtable. Kluczowe technologie użyte w rozwiązaniu:
Sztuczna Inteligencja (ChatGPT) – automatyczna ekstrakcja danych z treści wiadomości e-mail.- Make.com (Integromat) – konfiguracja scenariusza do automatycznego przesyłania danych do Airtable.
- Airtable – centralna baza danych do zarządzania zamówieniami i archiwizowania informacji o zakupach.
Jak to działa?
Odebranie e-maila z Allegro – system automatycznie wykrywa nowe wiadomości dotyczące zamówień.- Ekstrakcja danych – sztuczna inteligencja pobiera kluczowe informacje, takie jak zamówiony przedmiot, kwota zakupu, czy link do Allegro
- Automatyczne zapisanie w Airtable – dane są przesyłane do odpowiednich tabel w Airtable.
- Dostęp do gotowych danych – pracownicy mają natychmiastowy dostęp do uporządkowanych informacji bez potrzeby ręcznego wpisywania ich do systemu.
Efekty wdrożenia
Znaczna oszczędność czasu – automatyzacja skróciła czas potrzebny na przepisywanie danych o kilka godzin miesięcznie.- Redukcja błędów – eliminacja ręcznego wprowadzania danych zminimalizowała ryzyko pomyłek w kwotach i linkach.
- Zwiększona efektywność operacyjna – pracownicy mogą skupić się na istotniejszych zadaniach, zamiast na manualnym przepisywaniu danych.
- Poprawiona organizacja zamówień – wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie i kontrolę nad zakupami.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu automatycznego sczytywania danych z e-maili Allegro i integracji z Airtable, firma znacząco usprawniła zarządzanie zamówieniami, oszczędziła czas i wyeliminowała błędy.