Wstęp
Firma QualitySite, specjalizująca się w badaniu platform internetowych, napotkała wyzwanie związane z ręcznym przetwarzaniem potwierdzeń przelewów od klientów. Proces ten był kluczowy do potwierdzenia wykonania badania, ale wymagał manualnego sprawdzania każdego załącznika i wpisywania danych do CRM Bitrix24, co było czasochłonne i podatne na błędy.
Aby usprawnić ten proces, wdrożyliśmy system automatycznego sczytywania danych z potwierdzeń przelewów i ich zapis w CRM Bitrix24, co pozwoliło zredukować czas pracy i eliminować błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych.
Problemy przed wdrożeniem
Ręczne przetwarzanie potwierdzeń przelewów było żmudne i angażowało zbyt dużo czasu pracowników.- Wysokie ryzyko błędów – manualne przepisywanie dat i kwot prowadziło do nieścisłości w danych.
- Brak automatycznej archiwizacji – konieczność ręcznego zapisywania informacji w systemie CRM Bitrix24.
- Niska skalowalność – wzrost liczby transakcji wymagałby zwiększenia nakładu pracy zespołu.
Rozwiązanie
Aby wyeliminować te problemy, wdrożyliśmy automatyczny system pobierania i przetwarzania potwierdzeń przelewów, który sczytuje dane z załączników e-maili i zapisuje je w Bitrix24.
Kluczowe elementy systemu
Automatyczne pobieranie załączników – moduł GMAIL w Make.com (Integromat) wykrywa wiadomości z potwierdzeniami przelewów i pobiera załączniki.- Konwersja plików PDF na tekst – moduł PDF.co automatycznie przekształca dokumenty na format tekstowy.
- Ekstrakcja danych – zastosowanie Sztucznej Inteligencji (ChatGPT) do precyzyjnego pobierania kluczowych informacji, takich jak
- – Nazwa banku
- – Kwota transakcji
- – Data przelewu
- – Informacje o płatności kartą
- Zapis danych w CRM Bitrix24 – system automatycznie przypisuje dane do odpowiednich rekordów w CRM.
Jak to działa?
System wykrywa nowy e-mail z potwierdzeniem przelewu – GMAIL w Make.com identyfikuje wiadomość i pobiera załącznik.- Konwersja pliku – PDF.co przekształca dokument PDF na tekst, umożliwiając dalszą analizę.
- Ekstrakcja kluczowych danych – AI (ChatGPT) analizuje tekst i pobiera istotne informacje.
- Automatyczny zapis w CRM Bitrix24 – dane są przypisane do odpowiedniego klienta/deal’a w CRM.
- Gotowe dane w CRM – pracownicy mogą szybko zweryfikować płatność i rozpocząć realizację usługi.
Efekty wdrożenia
Znaczna oszczędność czasu – automatyzacja pozwoliła zaoszczędzić kilkadziesiąt godzin pracy miesięcznie.- Redukcja błędów – eliminacja ręcznego wpisywania dat i kwot zminimalizowała pomyłki.
- Szybsza obsługa klientów – natychmiastowe potwierdzenie wpłaty umożliwiło szybsze rozpoczęcie realizacji badań.
- Lepsza organizacja finansów – dane finansowe są przechowywane w sposób uporządkowany, co poprawia raportowanie i kontrolę płatności.
- Wyższa skalowalność – automatyzacja pozwala obsłużyć większą liczbę transakcji bez zwiększania liczby pracowników.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu automatycznego sczytywania danych z potwierdzeń przelewów i integracji z CRM Bitrix24, firma QualitySite usprawniła proces obsługi płatności, eliminując błędy i czasochłonne działania manualne.