Wstęp
Po wdrożeniu automatyzacji generowania i wysyłania ofert w systemie CRM Livespace, firma Aquamed postanowiła pójść o krok dalej. Kolejnym celem było usprawnienie przepływu informacji między zespołem sprzedaży a zespołem realizacji szkoleń.
Firma potrzebowała zautomatyzowanego systemu przekazywania danych pomiędzy tymi etapami, który zapewni ciągłość informacji o klientach, eliminację ręcznego kopiowania danych oraz większą dokładność w procesie sprzedaży i realizacji usług.
Problemy przed wdrożeniem
- ❌ Ręczne kopiowanie informacji między procesami sprzedaży i realizacji zajmowało zbyt dużo czasu.
- ❌ Ryzyko utraty istotnych danych – kluczowe notatki o kliencie mogły zostać pominięte.
- ❌ Brak płynnego przepływu pracy – konieczność ręcznego tworzenia kolejnych etapów współpracy opóźniała działania zespołu realizacji.
- ❌ Trudności w monitorowaniu wyników – brak rozdzielenia etapów sprzedaży i realizacji utrudniał śledzenie KPI obu zespołów.
Rozwiązanie
Aby usprawnić ten proces, wdrożyliśmy automatyzację tworzenia kolejnej szansy sprzedaży w innym procesie w CRM Livespace. Dzięki temu po zakończeniu etapu sprzedaży automatycznie tworzy się nowa szansa sprzedaży dla zespołu realizacji, zawierająca komplet informacji o kliencie.
Kluczowe elementy systemu
- 📌 Automatyczne kopiowanie ostatniej notatki – system pobiera ostatnią notatkę z zakończonej szansy sprzedaży i dodaje ją do nowej szansy, co zapewnia ciągłość informacji.
- 📌 Automatyczne tworzenie nowej szansy sprzedaży – po wygraniu szansy sprzedaży w pierwszym procesie, system generuje nową szansę w kolejnym etapie.
- 📌 Przenoszenie kluczowych danych – nowa szansa zawiera kompletne informacje, takie jak dane klienta i firmy, notatki sprzedażowe, szczegóły dotyczące ustaleń i warunków współpracy
Jak to działa?
- ✏️ Zakończenie procesu sprzedaży – po oznaczeniu szansy sprzedaży jako „Wygrana”, system inicjuje automatyczne działanie.
- ✏️ Kopiowanie danych – ostatnia notatka oraz kluczowe informacje są przenoszone do nowej szansy sprzedaży.
- ✏️ Tworzenie nowej szansy – system generuje kolejną szansę sprzedaży w nowym procesie, gotową do realizacji przez dział szkoleń.
- ✏️ Dział realizacji otrzymuje kompletne informacje – nowa szansa zawiera wszystkie niezbędne dane, dzięki czemu zespół może od razu przystąpić do działania.
Efekty wdrożenia
- ✅ Oszczędność czasu – eliminacja ręcznego kopiowania danych i tworzenia nowych szans sprzedaży.
- ✅ Zwiększona dokładność – automatyczne przenoszenie informacji zmniejsza ryzyko błędów i pominięcia kluczowych danych.
- ✅ Usprawniona współpraca między zespołami – dział realizacji otrzymuje pełny zestaw informacji o kliencie bez potrzeby dodatkowych zapytań.
- ✅ Lepsze zarządzanie procesami – rozdzielenie etapów sprzedaży i realizacji pozwala lepiej monitorować KPI obu zespołów.
- ✅ Zachowanie historii współpracy – kluczowe dane o kliencie są automatycznie przenoszone, co ułatwia zarządzanie relacjami i personalizację działań.
Podsumowanie
Dzięki wdrożonej automatyzacji firma Aquamed usprawniła przepływ pracy między zespołem sprzedaży a zespołem realizacji szkoleń. Automatyczne tworzenie kolejnej szansy sprzedaży w innym procesie CRM pozwoliło na lepszą organizację pracy, skrócenie czasu obsługi i eliminację błędów, co przełożyło się na większą efektywność całej firmy.