Wstęp
W zeszłym roku pomogliśmy Kasi w zautomatyzowaniu kluczowych procesów biznesowych, takich jak zarządzanie leadami, fakturowanie i organizacja zadań. Dzięki integracji systemu CRM Pipedrive, narzędzia do fakturowania Fakturownia oraz platformy zarządzania projektami Asana udało się znacząco usprawnić codzienną pracę i ograniczyć czas poświęcany na administrację.
Teraz przyszedł czas na kolejny etap automatyzacji, który jeszcze bardziej zoptymalizował działania, wprowadzając dodatkowe funkcje i integracje dostosowane do rosnących potrzeb Kasi i jej zespołu.
Problemy przed wdrożeniem
Ręczne przypisywanie faktur do odpowiednich dealów w CRM wydłużało czas pracy.- Brak automatycznej zmiany statusów po opłaceniu faktury powodował konieczność ręcznego aktualizowania danych.
- Trudności w szybkim dostępie do informacji o dealach podczas spotkań i planowania.
- Brak synchronizacji między CRM a Asaną wymagał dodatkowej pracy przy zarządzaniu zadaniami.
- Brak automatycznych przypomnień o zaległych płatnościach prowadził do opóźnień w windykacji.
- Kalendarz Google szybko się zapełniał, a zakończone aktywności zaśmiecały harmonogram.
Rozwiązanie
Nowe funkcje i integracje jeszcze bardziej zautomatyzowały zarządzanie finansami, zadaniami i harmonogramem w firmie Kasi. Dzięki wdrożeniu kolejnych automatyzacji czas poświęcony na administrację został dodatkowo zredukowany, a kontrola nad kluczowymi procesami uległa poprawie.
Kluczowe elementy systemu
Automatyczne dodawanie faktur do Pipedrive po przypisaniu ID Deala – pozwala na łatwe monitorowanie historii transakcji.- Automatyczne wprowadzanie proform do Pipedrive – przyspiesza ofertowanie i zarządzanie płatnościami.
- Zmiana statusów faktur i Dealów po opłaceniu – automatycznie oznacza deal jako „Won” i eliminuje potrzebę ręcznych aktualizacji.
- Linkowanie Dealów w Google Calendar – zapewnia szybki dostęp do kluczowych informacji podczas spotkań.
- Custom Activity w Pipedrive przesyłająca dane do Asany – automatycznie tworzy zadania w Asanie, zapewniając płynny przepływ pracy.
- Zmiana tasków przy przekroczeniu terminu faktur – system przypomina o zaległych płatnościach i aktualizuje zadania.
- Usuwanie zakończonych aktywności z Google Calendar – pozwala na utrzymanie porządku w harmonogramie.
Jak to działa?
Po wystawieniu faktury, dane są automatycznie przesyłane do CRM Pipedrive i przypisywane do odpowiedniego Deala.- Po opłaceniu faktury status w Pipedrive zmienia się na „Zrealizowane”, a Deal zostaje oznaczony jako „Wygrany”.
- Każde zadanie w Google Calendar otrzymuje automatycznie link do powiązanego Deala, co ułatwia planowanie i spotkania.
- Specjalna aktywność w Pipedrive generuje odpowiednie zadania w Asanie, pomagając zespołowi w organizacji pracy.
- System automatycznie aktualizuje zadania w przypadku opóźnionych płatności, zapewniając terminową reakcję.
- Po zakończeniu aktywności w Google Calendar system automatycznie oznacza je jako „Zrealizowane” lub usuwa je, utrzymując porządek w kalendarzu.
Efekty wdrożenia
Jeszcze większa efektywność – kolejne automatyzacje zaoszczędziły dodatkowe godziny pracy.- Lepsza organizacja zadań – integracja Pipedrive z Asaną i Google Calendar usprawniła pracę zespołu.
- Precyzyjne zarządzanie finansami – automatyczne statusy i przypomnienia poprawiły kontrolę nad płatnościami.
- Uproszczenie codziennych działań – eliminacja ręcznych procesów pozwoliła skupić się na kluczowych aspektach biznesu.
Podsumowanie
Kolejny etap automatyzacji pozwolił Kasi jeszcze bardziej zoptymalizować procesy, co przełożyło się na oszczędność czasu, większą kontrolę nad finansami i lepszą organizację zespołu. Automatyzacja pokazała, że jest to proces, który może rozwijać się wraz z rosnącymi potrzebami firmy, stale zwiększając jej efektywność i skalowalność.