Wstęp
Firma Polutowani, specjalizująca się w serwisie urządzeń elektronicznych, zmagała się z problemem czasochłonnego i podatnego na błędy procesu wysyłki przesyłek. Ręczne wypełnianie formularzy w serwisie Furgonetka wymagało dodatkowej weryfikacji danych, co prowadziło do wydłużenia czasu pracy i zwiększonego ryzyka błędów.
Aby usprawnić ten proces, wdrożyliśmy zautomatyzowany system wysyłki paczek, integrując Airtable, Baselinker i Furgonetkę za pomocą Make (dawniej Integromat).
Problemy przed wdrożeniem
Ręczne wypełnianie formularzy wysyłkowych było czasochłonne i podatne na błędy.- Brak centralnej bazy danych przesyłek utrudniał organizację i zarządzanie wysyłkami.
- Ryzyko błędów ludzkich – ręczne wpisywanie danych zwiększało liczbę niepoprawnych przesyłek.
- Zbędne obciążenie pracowników koniecznością weryfikacji i uzupełniania informacji.
Rozwiązanie
Aby usprawnić proces wysyłki, wdrożyliśmy automatyczną integrację trzech kluczowych systemów:
Airtable – centralna baza danych do przechowywania informacji o przesyłkach.- Baselinker – pośrednik, który przesyła dane z Airtable do Furgonetki.
- Furgonetka – serwis finalizujący proces wysyłki paczek.
Cała integracja została zrealizowana przy użyciu Make (Integromat), co pozwoliło na automatyczne przesyłanie danych i eliminację ręcznych czynności.
Jak to działa?
Dodanie nowej przesyłki – pracownik wpisuje dane przesyłki do bazy Airtable.- Automatyczna synchronizacja – Make przesyła dane do Baselinkera, który przekazuje je do Furgonetki.
- Finalizacja wysyłki – Furgonetka automatycznie generuje etykiety i przetwarza przesyłkę.
- Redukcja błędów – system automatycznie sprawdza poprawność danych i eliminuje pomyłki.
Efekty wdrożenia
Oszczędność czasu – automatyzacja pozwoliła zaoszczędzić kilka godzin pracy miesięcznie.- Redukcja błędów – eliminacja ręcznego wpisywania danych zmniejszyła liczbę pomyłek.
- Lepsza organizacja wysyłek – centralna baza danych w Airtable pozwala na łatwiejsze zarządzanie procesem.
- Poprawa wydajności – pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, zamiast wypełniać formularze.
Podsumowanie
Dzięki wdrożonej automatyzacji firma Polutowani znacząco usprawniła proces wysyłki paczek, redukując czas pracy, eliminując błędy i poprawiając organizację. To doskonały przykład, jak odpowiednia integracja systemów może zwiększyć efektywność operacyjną i obniżyć koszty.