Wstęp
Firma działająca w obszarze szkoleń i wystąpień publicznych, realizująca usługi trenera i mówcy, stanęła przed wyzwaniem usprawnienia komunikacji oraz zarządzania relacjami z klientami. W obliczu rosnącej konkurencji i konieczności dbania o rozwój własnego biznesu, pojawiła się potrzeba automatyzacji kluczowych narzędzi, takich jak system CRM Pipedrive, narzędzie do zarządzania projektami Asana oraz system fakturowania Fakturownia.
Problemy przed wdrożeniem
Manualne nadawanie nazw zadań i spotkań utrudniało ich identyfikację i organizację.- Konieczność ręcznego wprowadzania danych z wystawionych faktur zwiększała ryzyko błędów.
- Brak spójności danych między systemem CRM, narzędziem do zarządzania projektami i systemem fakturowania.
- Trudności w monitorowaniu statusu płatności i braku powiadomień o niezapłaconych fakturach wpływały na płynność finansową.
Rozwiązanie
Wdrożono kompleksowy system automatyzacji, który zintegrował CRM Pipedrive, system fakturowania Fakturownia oraz narzędzie do zarządzania projektami Asana. Rozwiązanie to pozwoliło na automatyczne nadawanie nazw zadań, integrację danych pomiędzy systemami oraz wprowadzenie mechanizmów powiadomień i monitoringu statusu płatności, co znacząco usprawniło codzienne operacje.
Kluczowe elementy systemu
Automatyczne nadawanie nazw zadań i spotkań w Pipedrive.- Integracja CRM Pipedrive z systemem Fakturownia.
- Automatyczne tworzenie zadań w Asanie dla brakujących danych.
- Powiadomienia o niezapłaconych fakturach w Pipedrive.
- Monitorowanie statusu płatności faktur i przekazywanie informacji do CRM.
Jak to działa?
System automatycznie nadaje nazwy zadaniom i spotkaniom w Pipedrive, ułatwiając ich identyfikację.- Po wystawieniu faktury, dane są natychmiast przekazywane z Fakturownia do CRM, eliminując ręczne wprowadzanie.
- Jeśli dane nie znajdują odpowiednika w Pipedrive, automatycznie tworzone są zadania w Asanie, zapewniając spójność informacji.
- Mechanizm powiadomień wysyła alerty o niezapłaconych fakturach, co umożliwia szybką reakcję.
- System monitoruje status płatności, informując o każdej aktualizacji i pomagając w bieżącej kontroli finansowej.
Efekty wdrożenia
Znaczące zwiększenie efektywności operacyjnej poprzez automatyzację procesów.- Redukcja błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
- Usprawnienie zarządzania relacjami z klientami dzięki lepszej organizacji informacji.
- Poprawa kontroli nad płynnością finansową dzięki systemowi powiadomień i monitoringu.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu zautomatyzowanego systemu integrującego CRM Pipedrive, Fakturownia i Asana, firma osiągnęła znaczące usprawnienia operacyjne. Automatyzacja procesów pozwoliła na redukcję błędów, lepsze zarządzanie danymi oraz efektywniejsze relacje z klientami. Finalnie, wdrożenie to umożliwiło skoncentrowanie się na kluczowych aspektach działalności, co przełożyło się na wzrost efektywności i zysków.