Wstęp
Firma HardReset.Info specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań technicznych związanych z resetowaniem, odblokowywaniem oraz rozwiązywaniem problemów ze smartfonami i tabletami. Ich kanał YouTube oferuje szczegółowe poradniki i testy urządzeń, pomagając użytkownikom w optymalizacji sprzętu.
Jednym z kluczowych wyzwań, z którymi zmagała się firma, było ręczne przetwarzanie zamówień oraz brak centralnej bazy danych. Procesy związane z obsługą zamówień, przetwarzaniem danych z Allegro oraz zarządzaniem informacjami o produktach zajmowały dużo czasu i były podatne na błędy.
Aby usprawnić codzienną pracę i zwiększyć efektywność operacyjną, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu automatyzacji opartego na platformach Make.com i NocoDB, które pozwoliły na integrację różnych źródeł danych i eliminację manualnych czynności.
Problemy przed wdrożeniem
Ręczne przetwarzanie zamówień – każdy zakup musiał być ręcznie rejestrowany, co prowadziło do błędów i opóźnień.- Brak centralnej bazy danych – firma nie posiadała scentralizowanego systemu do zarządzania zamówieniami i produktami.
- Czasochłonna obsługa e-maili – ręczne pobieranie informacji o zamówieniach i przesyłkach zajmowało zbyt dużo czasu.
- Brak automatycznych przypomnień – brak systemu monitorującego zamówienia i ich statusy powodował utrudnienia w zarządzaniu produktami „do zamówienia”.
- Nieaktualne dane produktowe – ręczna aktualizacja listy produktów prowadziła do rozbieżności i nieścisłości.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy zautomatyzowany system obsługi zamówień i aktualizacji danych oparty na NocoDB i Make.com, który zredukował ręczne czynności, zwiększył dokładność danych i usprawnił przepływ informacji w firmie HardReset.Info.
Kluczowe elementy systemu
Automatyzacja przyjęcia zamówień – skrypt w Make.com pobiera dane o zamówieniach z Allegro i zapisuje je w NocoDB.- Obsługa e-maili po zakupie – system automatycznie analizuje wiadomości e-mail od Allegro, Paczkomat i DPD, ekstraktując dane o przesyłkach i produktach.
- Automatyczne przypomnienia o zamówieniach – dwa razy dziennie wysyłane są e-maile z listą produktów „do zamówienia”.
- Aktualizacja bazy danych produktów – integracja z API umożliwia regularne aktualizowanie listy modeli i typów produktów.
Jak to działa?
Pobieranie zamówień – system Make.com codziennie pobiera dane z Allegro i zapisuje je w centralnej bazie NocoDB.- Obsługa e-maili – wiadomości dotyczące zamówień i przesyłek są automatycznie analizowane i przetwarzane.
- Monitorowanie stanów magazynowych – system identyfikuje produkty wymagające ponownego zamówienia i wysyła przypomnienia.
- Aktualizacja danych produktowych – API automatycznie odświeża listę dostępnych produktów w bazie.
Efekty wdrożenia
Skrócenie czasu przetwarzania zamówień – automatyzacja pozwoliła na szybszą i dokładniejszą obsługę zakupów.- Redukcja błędów – eliminacja ręcznego wpisywania danych zmniejszyła liczbę pomyłek.
- Lepsza organizacja zamówień – centralna baza danych pozwala na sprawniejsze zarządzanie procesami zakupowymi.
- Oszczędność czasu – automatyczne przetwarzanie e-maili oraz zamówień ograniczyło konieczność manualnej obsługi.
- Zwiększona kontrola nad stanami magazynowymi – system przypomnień zapewnił regularne monitorowanie zapasów.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu automatyzacji firma HardReset.Info znacząco zwiększyła efektywność operacyjną. Zredukowano czas potrzebny na obsługę zamówień, poprawiono dokładność danych i usprawniono zarządzanie produktami.