Wstęp
Eco-Instal to firma specjalizująca się w montażu instalacji elektrycznych i sanitarnych. Rosnąca liczba projektów i monterów spowodowała konieczność usprawnienia procesu fakturowania. Dotychczasowy system opierał się na ręcznym przetwarzaniu danych z zestawień godzinowych, co prowadziło do licznych błędów, opóźnień oraz wysokich kosztów administracyjnych.
Dzięki wdrożonej automatyzacji firma osiągnęła znaczne usprawnienia, redukując czas poświęcany na fakturowanie oraz minimalizując ryzyko błędów.
Problemy przed wdrożeniem
Ręczne wystawianie faktur – Monterzy musieli samodzielnie przesyłać dokumenty do księgowości, co wydłużało proces.- Błędy w numeracji i danych – Niezgodności w przypisywaniu numerów projektów oraz błędne informacje na fakturach.
- Brak centralnego systemu – Dane o godzinach pracy i zaliczkach były rozproszone w różnych plikach.
- Opóźnienia w rozliczeniach – Ręczne procesy powodowały opóźnienia w wysyłce faktur i płatnościach.
Rozwiązanie
Aby zautomatyzować proces fakturowania, firma Eco-Instal wdrożyła nowoczesne narzędzia do automatyzacji i zarządzania dokumentami:
Kluczowe elementy systemu
Jotform – Formularze online dla monterów do raportowania godzin pracy.- Airtable – Centralna baza danych do przechowywania zgromadzonych informacji.
- Make.com – Automatyzacja przepływu danych między systemami.
- Fakturownia & iFirma – Automatyczne generowanie i wysyłanie faktur.
Jak to działa?
Monterzy wypełniają formularz Jotform, podając szczegóły dotyczące godzin pracy i zaliczek.- Dane automatycznie zapisują się w Airtable, gdzie przypisywany jest numer projektu.
- Make.com przetwarza dane i generuje faktury w Fakturowni/iFirmie.
- Faktury są automatycznie wysyłane do monterów, księgowych oraz klientów.
- System monitoruje terminy ważności dokumentów i wysyła przypomnienia na 30 dni przed ich wygaśnięciem.
Efekty wdrożenia
Skrócenie czasu – Faktury generowane automatycznie, bez potrzeby ręcznej edycji.- Eliminacja błędów – Dane przesyłane bezpośrednio z formularzy eliminują ryzyko pomyłek.
- Szybsze płatności – Faktury są wysyłane natychmiast po ich wygenerowaniu.
- Lepsza organizacja – Wszystkie dane przechowywane są w jednym centralnym systemie.
Podsumowanie
Dzięki automatyzacji procesu fakturowania firma Eco-Instal zredukowała czas poświęcany na administrację nawet o 80%. Zmniejszenie liczby błędów, przyspieszenie płatności i lepsza organizacja danych pozwoliły firmie skupić się na kluczowych projektach i dalszym rozwoju.