Wstęp
Dynamiczny rozwój agencji sprzedaży i marketingu w branży Beauty przyniósł ze sobą nowe wyzwania organizacyjne. Ręczne zarządzanie bazą klientów, umowami, rozliczeniami oraz fakturowaniem stało się czasochłonne i podatne na błędy. Aby usprawnić procesy i zwiększyć efektywność operacyjną, wdrożyliśmy kompleksową automatyzację opartą na integracji systemu CRM w Airtable, narzędzia Make.com oraz systemu fakturowania inFakt.
Nowe rozwiązanie usprawniło trzy kluczowe obszary działalności agencji: zarządzanie danymi klientów, automatyzację fakturowania oraz rozliczanie wynagrodzeń.
Problemy przed wdrożeniem
Mało efektywne zarządzanie bazą klientów i projektami.- Ręczne generowanie umów, faktur i rozliczeń zajmowało zbyt dużo czasu.
- Wysokie ryzyko błędów w fakturowaniu i procesach księgowych.
- Brak zautomatyzowanego systemu monitorowania płatności.
- Opóźnienia w rozliczeniach wynagrodzeń dla pracowników i współpracowników.
Rozwiązanie
Aby wyeliminować powyższe problemy, wdrożyliśmy zautomatyzowany system CRM, fakturowania i rozliczeń oparty na Airtable, Make.com i inFakt. Dzięki integracji tych narzędzi udało się przyspieszyć administrację, zredukować błędy i poprawić organizację pracy w agencji.
Kluczowe elementy systemu
Zarządzanie danymi klientów – wdrożenie CRM w Airtable zintegrowanego z Make.com umożliwia śledzenie szans sprzedażowych, generowanie umów i zarządzanie bazą klientów w czasie rzeczywistym.- Automatyzacja fakturowania – integracja z inFakt pozwala na automatyczne generowanie faktur oraz monitorowanie statusu płatności.
- Rozliczanie wynagrodzeń – system automatycznie oblicza wynagrodzenia pracowników i współpracowników, eliminując ręczne obliczenia.
- Powiadomienia SMS o statusie płatności – system wysyła przypomnienia do klientów o zbliżających się terminach płatności, zmniejszając liczbę opóźnionych faktur.
- Automatyczne generowanie raportów finansowych – system zbiera dane z faktur i płatności, ułatwiając analizę finansową agencji.
Jak to działa?
Nowy klient – po dodaniu nowego klienta do Airtable, system automatycznie tworzy rekord z kluczowymi informacjami i przypisuje go do odpowiedniego handlowca.- Generowanie umowy – na podstawie danych z CRM, system generuje umowę i automatycznie przesyła ją do klienta.
- Wystawienie faktury – po zaakceptowaniu umowy, faktura jest automatycznie tworzona w inFakt i wysyłana do klienta.
- Monitorowanie płatności – system automatycznie śledzi status płatności i aktualizuje dane w CRM.
- Przypomnienia SMS – w przypadku zbliżających się terminów płatności lub zaległości, system wysyła automatyczne powiadomienia do klientów.
- Automatyczne obliczanie wynagrodzeń – po zaksięgowaniu płatności system generuje raporty wynagrodzeń dla pracowników i współpracowników.
Efekty wdrożenia
Poprawa efektywności – skrócenie czasu poświęcanego na administrację i przetwarzanie dokumentów.- Redukcja ryzyka błędów – automatyzacja eliminowała pomyłki wynikające z ręcznego przetwarzania danych.
- Oszczędność czasu – znacząca redukcja czasu poświęcanego na fakturowanie, monitorowanie płatności i rozliczenia.
- Lepsza kontrola finansowa – automatyczne raporty pozwalają na bieżącą analizę finansową agencji.
- Zwiększona terminowość płatności – przypomnienia SMS zmniejszyły liczbę opóźnionych faktur.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu automatyzacji systemu CRM, fakturowania i rozliczeń wynagrodzeń, agencja Beauty osiągnęła wyższy poziom efektywności operacyjnej. Pracownicy mogą teraz skupić się na kluczowych działaniach biznesowych, zamiast tracić czas na manualne procesy administracyjne.
Automatyzacja to proces, który może rozwijać się wraz z potrzebami firmy – jeśli chcesz sprawdzić, jak może usprawnić Twoje działania, umów się na bezpłatną konsultację! 