Wstęp
Firma Aquamed, specjalizująca się w szkoleniach medycznych i kursach pierwszej pomocy, stanęła przed wyzwaniem związanym z ręcznym tworzeniem ofert dla klientów. Każda oferta musiała być indywidualnie przygotowywana, co wydłużało czas odpowiedzi na zapytania, ograniczało możliwości obsługi większej liczby klientów i hamowało rozwój firmy.
Aby usprawnić ten proces, wdrożyliśmy automatyzację opartą na CRM Livespace oraz Zapier, która przyspiesza tworzenie ofert i umożliwia ich wysyłanie do klientów w zaledwie czterech kliknięciach.
Problemy przed wdrożeniem
Ręczne przygotowywanie ofert – każda oferta była tworzona od podstaw, co zajmowało dużo czasu.- Ograniczona skalowalność – długi czas obsługi klientów utrudniał rozwój firmy.
- Ryzyko błędów – ręczne wprowadzanie danych zwiększało ryzyko nieścisłości w ofertach.
- Brak spójności w ofertach – różne osoby mogły przygotowywać oferty w odmiennych formatach, co wpływało na wizerunek firmy.
- Długi czas reakcji na zapytania – ręczne działania powodowały opóźnienia w kontaktach z klientami.
Rozwiązanie
Aby usprawnić proces, wdrożyliśmy integrację CRM Livespace z Zapier, co pozwoliło na automatyczne generowanie i wysyłanie ofert na podstawie predefiniowanych szablonów. Dzięki temu pracownicy mogą szybko wybierać odpowiednią ofertę i wysyłać ją do klienta bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Kluczowe elementy systemu
Automatyczne generowanie ofert – system automatycznie tworzy ofertę na podstawie predefiniowanych szablonów.- Integracja CRM Livespace z Zapier – proces tworzenia i wysyłania ofert odbywa się automatycznie po wybraniu opcji w CRM.
- Możliwość edycji przed wysłaniem – pracownicy mogą sprawdzić i dostosować ofertę przed jej wysłaniem.
- Automatyczna wysyłka ofert do klientów – pracownik może wysłać ofertę bezpośrednio z CRM Livespace wraz z dopasowaną treścią e-maila.
- Spójność ofert – wszystkie oferty są generowane na podstawie ustalonych szablonów, co zapewnia jednolity standard.
Jak to działa?
Pracownik wybiera typ szkolenia w CRM Livespace – inicjuje to proces generowania oferty.- Zapier pobiera dane z CRM – system automatycznie tworzy ofertę na podstawie wybranego szablonu.
- Pracownik sprawdza i edytuje ofertę – ma możliwość dokonania ewentualnych zmian.
- Oferta jest wysyłana do klienta – wysyłka odbywa się bezpośrednio z CRM Livespace wraz z e-mailem dopasowanym do danego klienta.
Efekty wdrożenia
Znaczne skrócenie czasu przygotowania ofert – proces, który wcześniej wymagał wielu minut, teraz trwa cztery kliknięcia.- Zwiększona skalowalność firmy – szybsza obsługa klientów pozwala na przyjęcie większej liczby zamówień.
- Eliminacja błędów – automatyzacja zapewnia spójność i poprawność ofert.
- Poprawa efektywności pracy – pracownicy mogą skupić się na innych zadaniach zamiast tracić czas na ręczne przygotowywanie ofert.
- Lepsza obsługa klienta – szybsza reakcja na zapytania zwiększa satysfakcję klientów.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu automatycznego generowania ofert w CRM Livespace, firma Aquamed znacząco usprawniła proces obsługi klientów. Skrócenie czasu przygotowywania ofert, wyeliminowanie błędów i poprawa spójności dokumentów pozwoliły na zwiększenie efektywności i skalowalności biznesu.