W sprzedaży liczy się czas – dosłownie. Klient, który kliknął w ofertę lub pobrał cennik, jest zainteresowany tu i teraz. Jeśli zespół zareaguje dopiero po kilku godzinach lub dniach, szansa na sprzedaż drastycznie maleje. Dlatego coraz więcej firm korzysta z systemów CRM (czyli narzędzi do zarządzania relacjami z klientami), które potrafią automatycznie tworzyć leady – czyli potencjalnych klientów – w momencie, gdy dana osoba wykona określoną akcję, na przykład otworzy maila lub odwiedzi konkretną stronę.

Czym są „aktywności” w CRM i jak mogą generować leady?

Żeby zrozumieć, jak działa automatyczne tworzenie leadów, najpierw trzeba wiedzieć, czym w ogóle są „aktywności” w systemie CRM. To po prostu wszystkie działania, jakie podejmuje potencjalny klient – np. otwarcie maila, kliknięcie w link do oferty, wypełnienie formularza kontaktowego czy pobranie cennika. Każde z tych zdarzeń może być traktowane jako sygnał zainteresowania. System CRM potrafi „wyłapać” takie sygnały i na ich podstawie automatycznie utworzyć nowy kontakt (leada), przypisać go do odpowiedniego handlowca i uruchomić kolejne kroki, np. zadanie z przypomnieniem o telefonie do klienta. Dzięki temu nie trzeba już ręcznie sprawdzać, kto kliknął w ofertę – system zrobi to za Ciebie, szybciej i bez pomyłek.

Automatyzacja procesu tworzenia leadów – krok po kroku

Wyobraź sobie, że ktoś wchodzi na Twoją stronę, pobiera katalog usług i… to wszystko. Bez systemu automatyzacji ten ruch często zostaje niezauważony. A teraz spójrzmy na to inaczej: system CRM, zintegrowany np. z Twoim narzędziem do wysyłki maili i formularzami, „widzi”, że ktoś pobrał katalog, więc od razu tworzy leada, przypisuje go do handlowca i ustawia zadanie na wykonanie kontaktu w ciągu najbliższych godzin.

Jak to wygląda technicznie?
Działa to na zasadzie połączonych narzędzi – na przykład CRM (jak Livespace), platforma mailingowa (np. MailerLite), i narzędzie do automatyzacji (np. Zapier lub Make). Ustalasz konkretne warunki – np. „jeśli ktoś kliknie w link do oferty → stwórz lead → przypisz do osoby X → wyślij powiadomienie mailowe i zadanie follow-up”. Dzięki temu cały proces dzieje się w tle, automatycznie, bez udziału człowieka, ale z bardzo konkretnym efektem – nikt nie przegapi potencjalnego klienta.

Korzyści dla Twojej firmy: czas, porządek, wyższa konwersja

Automatyczne tworzenie leadów to nie tylko techniczna ciekawostka – to realna zmiana w sposobie pracy zespołu sprzedażowego. Po pierwsze, oszczędzasz czas. Handlowcy nie muszą już ręcznie wpisywać kontaktów ani monitorować, kto kliknął w link czy pobrał ofertę – system zrobi to za nich i przypisze klienta we właściwe miejsce.

Po drugie, zyskujesz porządek w danych. Każdy lead trafia od razu do właściwej osoby, jest opatrzony informacją, z jakiej aktywności się wywodzi i co już zrobił. To pozwala uniknąć sytuacji, w której kilku handlowców kontaktuje się z tym samym klientem albo – co gorsza – nikt się nie kontaktuje.

I wreszcie – lepsze wyniki. Dzięki szybkiemu follow-upowi (czyli kolejnemu krokowi w kontakcie z klientem) rośnie szansa, że klient wybierze właśnie Twoją firmę. A to przekłada się na wyższą konwersję, czyli więcej zamkniętych sprzedaży bez dodatkowego wysiłku.

Najczęstsze problemy i jak im zapobiec

Wdrożenie automatycznego tworzenia leadów może znacznie ułatwić pracę, ale jak każde narzędzie – wymaga dobrze ustawionego systemu. Jednym z najczęstszych problemów jest chaos w danych. Jeśli nie ustalisz jasnych zasad, kiedy i z jakiej aktywności tworzyć leada, możesz skończyć z bazą pełną przypadkowych kontaktów, które nie są gotowe do rozmowy handlowej.

Inny problem to duplikaty, czyli powielające się kontakty – na przykład ta sama osoba zapisuje się na webinar i później pobiera e-booka, a system tworzy dwa osobne leady. Dlatego tak ważne jest, aby Twój CRM umiał rozpoznawać istniejące kontakty i aktualizować je, zamiast dodawać nowe.

Wreszcie – brak spójności między działaniami marketingu i sprzedaży. Jeśli dział marketingu tworzy kampanię, ale nie ustala z zespołem sprzedaży, co dzieje się z pozyskanymi kontaktami, nawet najlepsza automatyzacja nie przyniesie efektów. Dlatego warto zadbać o jasny proces: kto, kiedy i w jaki sposób zajmuje się leadem – i dopiero na tej podstawie budować automatyzację.

Przykład wdrożenia z życia klienta

Dobrym przykładem skutecznego wdrożenia jest firma Aquamed, która zajmuje się organizacją szkoleń medycznych. Zgłaszało się do nich coraz więcej klientów zainteresowanych ofertą, ale zespół nie nadążał z przygotowywaniem propozycji – każda oferta była tworzona ręcznie, co zabierało dużo czasu i powodowało opóźnienia w odpowiedzi.

Wdrożyliśmy dla nich prostą automatyzację opartą na systemie CRM Livespace i narzędziu Zapier. Gdy klient zgłaszał zainteresowanie danym szkoleniem, pracownik wybierał odpowiedni typ oferty w CRM. System sam generował spersonalizowaną ofertę na podstawie wcześniej przygotowanych szablonów, a następnie umożliwiał jej wysyłkę – wszystko w czterech kliknięciach.

Efekt? Czas przygotowania oferty skrócił się z kilkunastu minut do kilkunastu sekund. Zespół zaczął szybciej reagować na zapytania, co pozwoliło obsłużyć więcej klientów bez zwiększania liczby pracowników. To przykład na to, że dobrze zaprojektowana automatyzacja może realnie odciążyć zespół i pomóc firmie rosnąć.

Nie czekaj, aż lead zniknie – reaguj automatycznie

W świecie sprzedaży liczy się refleks. Klient, który kliknął w Twoją ofertę, pobrał katalog lub zapisał się na webinar, daje Ci sygnał: „interesuje mnie to”. Jeśli odpowiesz na ten sygnał od razu – masz dużą szansę na rozpoczęcie współpracy. Jeśli zrobisz to za późno – być może ktoś inny już go ubiegł.

Automatyczne generowanie leadów z aktywności klienta pozwala reagować błyskawicznie, nie obciążając przy tym Twojego zespołu dodatkowymi obowiązkami. To rozwiązanie, które porządkuje procesy, zwiększa skuteczność handlowców i daje klientowi poczucie, że jego potrzeby są traktowane poważnie.

Zarezerwuj bezpłatną konsultację już teraz i dowiedz się, jak automatyzacja może zwiększyć efektywność Twojej firmy.

Podczas bezpłatnej konsultacji zbadamy:

Które procesy można usprawnić dzięki automatyzacji,

Jakie narzędzia będą najlepsze dla Twojego biznesu,

Jakie są możliwości integracji z obecnymi systemami.

Twój czas to Twoje życie, więc go nie trać!
Automatyzuj, oszczędzaj i zarabiaj!